Administration till förbannelse
Jag läste om ett par böcker av Bodil Jönsson häromveckan; fysikern från Lund som skriver böcker om tid, ni vet. Hon är unik i sin pricksäkra analys av det stressiga informationssamhället. Ett citat satte denna gång speciellt fart på mina tankar:
Bodil Jönsson: Vunnet & försvunnet, sid. 113.
Min bild är att vi är inne i en civilisation som mest ägnar sig åt sådant som kretsar utanför det nödvändiga. När alltför många måste hålla på alltför mycket med administrativa system, ekonomisystem och en oändlig massa nätverk på längden och på tvären förflyttas fokus för tanken. Utanpåverken är på väg att ta över, trots att de egentligen vara är hjälpvektyg. Ord och siffror, lösryckta från sin egentliga bakgrund, dominerar. Det allvarligaste är kanske inte att utanpåverken drar orimligt stora resurser utan att de så effektivt leder bort vår uppmärksamhet från själva kärnan genom sitt omåttliga tidsätande. Till sist, när kringverksamheten ätit upp hela kärnan och skalet är tomt, kommer kollapserna.
I mitt eget jobb ser jag hur administrativa system i de flesta företag över ett par hundra anställda ställer till extra arbete. Nedskärningar på administrativ personal till förmån för datorer gör snart varje anställd till en slav under obegripliga system av tidrapporter, planeringsmaterial, budgetar, rese- och upphandlingsrutiner. Det mesta är i onödan, vilket ökar frustrationen då väsentliga arbetsuppgifter ställs åt sidan till förmån för tvingande administrativa göromål.
Vad beror detta på?
En orsak kan vara att vi är överutbildade. Administrativa system, ekonomisystem och en oändlig massa nätverk på längden och på tvären har inte skapats utifrån behov utan införs för att man lärt det i utbildningen och på fortsättningskurser. Jag kan inte låta bli att tänka på min far som var ekonomichef för ett produktionsföretag med ca 300 anställda under de sista tiotalet år av sitt arbetsliv. Han hade endast sex år i folkskola som organiserad utbildning förutom en kvällskurs i stenografi. Han klarade jobbet med glans ända tills han skulle gå i pension, då nyanställda civilekonomer stod handfallna inför hans enkla metoder.
En annan orsak kan vara bristen på kompetens i chefsorganisationen. Ofta finns en hierarki av arbetsledare som på lägsta nivån inte har mer än kanske ett tiotal anställda att organisera. Det borde vara möjligt för en kompetent chef att hålla ordning på en enhet av den storleken i alla de ekonomiska och planeringsmässiga avseenden som de administrativa systemen är satta att bevaka. Som en bieffekt skulle chefen också kunna ha koll på hur de anställda mår, hur de upplever arbetet och hur saker kunde förbättras.
Det verkar som om företagsledningar inte har något förtroende för sin arbetsledarhierarki då de kräver direkt datorkontroll över hela verksamheten. Det är dock en inbillning att man har kontroll, då datorernas information är mycket fattig med avseende på andra värden än kronor och timmar, och ack så lätt att manipulera.
Bloggen är nu registrerad i Borås.
Andra bloggar om: administration, Bodil Jönsson
Intressant... Samtidigt tror jag att just nätverks-, system- och processtänkandet är här för att stanna, och att det också har positiva effekter i längden. Problemet just nu, mitt inne i ett slags paradigmskifte, är att vi tror att processerna måste kodifieras och översättas till samma gamla vanliga siffror och mätbara mått som vi alltid har haft.
Lite grand som intelligent design, för att dra en ganska djärv parallell - verkligheten ser ut att springa ifån en, och då uppfinner man ett sätt att kodifiera denna nya världsbild utifrån det gamla sättet att tänka.
I en funktionsorienterad organisation, där varje anställd har en specifik uppgift i en kedja som i slutänden ger en produkt, är arbetstid i allra högsta grad ett relevant mått, och grundläggande för effektiviseringsarbetet. I en processorienterad organisation har varje enskild anställd många fler "funktioner"=ställen att mäta, men å andra sidan säger tidsmåttet för var och en av dessa funktioner inte alls lika mycket.
Faktum är ju att vi ÄR organiserade på ett annat sätt idag än när din far var verksam, informationsflödena är så många gånger större att det svindlar, och så vidare. Men i vår iver att göra detta fundamentalt nya hanterligt försöker vi applicera en välbekant terminologi på det. Det är då man sitter och stirrar på oerhört omfattande tidrapporter utan att ha en aning om hur man ska använda dem.
Bra arbetsplatser finns, och jag skulle vilja säga att de då har kompetenta chefer av en helt ny art, som klarar av att hantera och styra processer och system, inte bara organisera funktioner...
Ja, Marcus, jag håller med om att nätverks-, system- och processtänkandet är här för att stanna, men tyvärr är vi inte så väl organiserade i enlighet med sådant tänkande. Ett uttryck för detta är när man inför två parallella organisationer i större företag, en projektorganisation som motsvarar det nya tänkandet och en linjeorganisation som bygger på tradition. Problemet är att de enskilda personerna skall klara av båda formerna samtidigt och resultatet blir gärna att projektjobbet, som inte går att mäta i timmar, kronor och ören, genomförs på fritiden. Ekonomistyrningen är nämligen kvar i gamla banor och kräver full täckning i linjeorganisationen.
Än värre blir det med nätverk som sträcker sig utanför det egna företaget. Man kan inte ta betalt eller betala för ömsesidiga fördelar som nätverket skapar, men ekonomisystemet kräver svart på vitt: Hur många debiterbara timmar gör du i veckan, vilket konto skall belastas?
I en processorienterad organisation är det kanske inte möjligt att finna enkla styrningsparametrar för ekonomerna att räkna på, utan man måste istället lita till det mänskliga mångdimensionella intellektet. Detta kräver, tror jag, mer kompetenta chefer och större förtroende mellan alla inblandade nivåer. Man kunde kanske likna det vid betygsfrågan i skolan. En kompetent lärare, med måttlig mängd elever att ansvara för, behöver inga betyg för att leda sina adepter till ökad kunskap.
Frågan är om vi ändå inte i en processorienterad organisation också måste ha en tydlig lokal funktionsorganisation för att ge oss möjlighet att avsluta uppgifter, finna tillfredställelse i det och sedan gå vidare. Den ständiga känslan av otillräcklighet som blir följden av den svävande processen är kanske en avgörande del i utbrändhetsproblemen. Det är just detta som Bodil Jönsson behandlar i sina böcker och att hitta kloka avgränsningar i såväl arbete som fritidssysselsättningar blir nog nödvändigt för att människan skall klara de nya trenderna.
Jag håller med dig (och Bodil) i det. Vad jag funderar på är om ett ökat medbestämmande kan hjälpa upp situationen? Jag menar, om man inte kan få komma till avslut, så kan man kanske "behärska" processen genom att vara med och styra den. Det tror jag att människor också skulle må bättre av.
(Sedan ska man kanske inte överdriva det där paradigmskiftet, och tro att funktionsorganisationer helt kommer att ersättas av processditon; det är väl snarare fråga om en parallell utveckling.)
Nja, jag är inte så säker på det där med medbestämmandet. Det kan vara krävande att alltid behöva ta ställning själv och flera av dem som jag mött som drabbats av utbrändhet har nog snarare haft för mycket medbestämmande. De krav som de pressats av är ställda av dem själva.
Jag undrar om det inte är bra med ledare som tar beslut, men precis som i politiken bör de vara avsättbara. Vad tror du om det?
Vi ska vara noggranna med vad vi menar med medbestämmande, så långt kan jag hålla med. Det vill säga, att ha ett formellt kravfyllt ansvar för en otydlig process, lär sannolikt vara lika, om inte än mer förödande för känslan av kontroll och översikt, som avsaknaden av en väl avgränsad funktion på arbetsplatsen. I omogna processorienterade orgnaisationer är denna stressfaktor troligtvis vanligt, och en inte oansenlig andel av de utbrända från mitten/slutet av 90-talet kan nog sättas upp på ett sådant konto.
Jag tror som sagt att detta dock är en övergångsfas. Men det tar tid att lära om sig, både för chefer och medarbetare.
(Att kunna avsätta en usel chef som man saknar förtroende för borde vara en självklarhet. Det håller jag med om fullt ut. Tänk hur långt ifrån ett scenario vi är, dock...)